Während wir uns den goldenen Herbsttagen nähern, stehen sicher viele Projekte und Ideen, die im Frühjahr gesät wurden, kurz vor der Ernte. 

Doch bei näherem Hinsehen kann es sein, die Früchte – Ergebnisse sind völlig anders entwickelt haben als gedacht. Was ist hier passiert? Es war doch alles ganz klar mit allen besprochen.  Genau das ist die Situation, mit der Michael in seinen Teams – Auftragsannahme und Buchhaltung – konfrontiert sind.

Die Situation

Michael, Inhaber und Geschäftsführer eines erfolgreichen Dienstleitungsunternehmens kam nach seinem Sommerurlaub zurück.

Er erzählte mir folgendes: Zu Beginn dieses Jahres haben wir im Unternehmen folgendes Ziel besprochen: Die Auftragsannahme weiter zu digitalisieren, um sicherzustellen, dass Rechnungsstellung und Buchhaltung nahtloser über verschiedene Schnittstellen zusammenarbeiten können. 

Der verantwortliche Abteilungsleiter der Auftragsannahme und die leitende Buchhalterin präsentierten Ideen und Vorschläge für das gemeinsame Ziel. 

Mit Applaus und Zustimmung haben die Kolleg:innen alles aufgenommen. 

Jeder verließ dieses Meeting mit den Worten: „So machen wir es!“

Doch jetzt, kurz vor dem letzten Quartal des Jahres, steht Michael und sein Team vor einer harten Realität. Die Umsetzung in der Auftragsannahme, Rechnungsstellung und der Buchhaltung sieht ganz anders aus, als sie es sich zu Beginn des Jahres vorgestellt haben. Und die IT-Experten haben ihr Bestes gegeben.

Sechs Monate später hat das einheitliche „So machen wir es!“ in jeder Abteilung unterschiedliche Formen angenommen, was zu Ergebnissen führt, die weit von einer einfacheren Digitalisierung entfernt sind.

Was ist schiefgelaufen?

Haben sie es versäumt, klar zu kommunizieren? Wurde das Ziel nicht verstanden? Ging das Konzept der Digitalisierung verloren? Was steht im Protokoll? Hat es jeder gelesen? Gab es Nachfragen? Wurde der Fortschritt überprüft?

Diese Fragen sind zwar alle berechtigt und notwendig, aber sie kratzen nur an der Oberfläche. Sie behandeln die Symptome, nicht aber die Ursache dessen, was schiefgelaufen ist.

Das eigentliche Problem liegt tiefer: Michael, der Abteilungsleiter der Auftragsannahme, die Buchhalterin und ihre Teams, jeder hatte ein eigenes Bild des Digitalisierungsprozesses im Kopf.

Keiner der Beteiligten nahm sich die Zeit, diese mentalen Bilder auszutauschen. Jeder arbeitete basierend auf seinem eigenen Verständnis, innerhalb seiner eigenen Denkmuster.

Das Ergebnis? Das Konzept: So machen wir es, ist nicht aufgegangen.